Một brief dự án phần mềm là bản mô tả ngắn về việc bạn muốn phần mềm giải quyết, ai dùng nó và thế nào thì gọi là xong. Brief không phải tài liệu kỹ thuật. Bạn chỉ cần viết bằng ngôn ngữ của công việc hằng ngày, đủ để người ngoài hiểu doanh nghiệp bạn đang vướng ở đâu.
Brief càng rõ thì báo giá càng sát, vì đơn vị làm phần mềm không phải đoán. Phần lớn báo giá lệch xa nhau không phải do tay nghề, mà do mỗi bên hiểu yêu cầu một kiểu. Bài này hướng dẫn cách viết brief trong một trang, kèm mẫu để bạn điền.
Brief nên trả lời những câu hỏi nào
Hãy nghĩ brief như câu trả lời cho sáu câu hỏi. Bạn không cần trả lời hoàn hảo, chỗ chưa chắc cứ ghi là "chưa chắc".
- Vấn đề hiện tại là gì? Ví dụ: đơn hàng nhập ở ba nơi khác nhau, cuối tháng đối chiếu mất nhiều công.
- Ai sẽ dùng? Liệt kê nhóm người dùng: chủ doanh nghiệp, kế toán, kho, nhân viên bán hàng, khách hàng bên ngoài.
- Họ làm gì trong phần mềm? Mô tả theo hành động: tạo đơn, duyệt đơn, xem báo cáo, in phiếu.
- Đang làm bằng gì? Excel, giấy, phần mềm cũ, tin nhắn Zalo. Đính kèm vài file mẫu nếu có.
- Thế nào là thành công? Một vài kết quả cụ thể bạn muốn thấy, ví dụ không còn nhập liệu hai lần.
- Ràng buộc nào cần biết? Hệ thống phải kết nối với kế toán, phải chạy trên điện thoại, dữ liệu cũ cần chuyển sang.
Mẫu brief một trang
Bạn có thể sao chép khung dưới đây và điền vào, mỗi mục một đến vài dòng.
- Tên doanh nghiệp và lĩnh vực:
- Người liên hệ chính và người quyết định:
- Quy trình hiện tại (viết theo các bước):
- Vấn đề đau nhất (tối đa ba):
- Nhóm người dùng và số người mỗi nhóm:
- Việc mỗi nhóm cần làm được:
- Dữ liệu và công cụ đang dùng:
- Hệ thống khác cần kết nối (kế toán, Zalo OA, thanh toán...):
- Báo cáo hoặc số liệu cần xem:
- Điều chắc chắn phải có ở bản đầu tiên:
- Điều muốn có nhưng để sau:
- Ngân sách dự kiến hoặc giới hạn, nếu bạn sẵn lòng chia sẻ:
- Mong muốn về thời điểm bắt đầu dùng:
Hai dòng về "để sau" và "phải có ở bản đầu tiên" đặc biệt hữu ích. Chúng giúp chia dự án thành từng giai đoạn nhỏ thay vì một khối lớn khó định giá.
Mô tả quy trình thay vì mô tả tính năng
Nhiều người viết brief bằng danh sách tính năng như "cần quản lý khách hàng, quản lý đơn hàng, báo cáo". Cách này mơ hồ, vì mỗi người hiểu "quản lý đơn hàng" khác nhau. Hãy kể một quy trình thật từ đầu đến cuối.
Đây là tình huống giả định: một cửa hàng phân phối nhận đơn qua Zalo, nhân viên ghi vào Excel, kho xuất hàng theo ảnh chụp màn hình, kế toán xuất hóa đơn sau. Chỉ cần kể lại chuỗi này, người làm phần mềm đã thấy chỗ nào dữ liệu bị nhập lại, chỗ nào dễ nhầm và cần những màn hình nào.
Đưa ví dụ thật, đính kèm file mẫu
Một file Excel đang dùng, một mẫu phiếu in, một ảnh chụp bảng theo dõi cho thông tin nhiều hơn cả trang văn bản. Đừng lo file lộn xộn, chính sự lộn xộn đó cho thấy thực tế. Nếu dữ liệu nhạy cảm, hãy xóa tên khách và số tiền thật, giữ cấu trúc cột.
Những thứ không cần đưa vào brief
- Tên công nghệ hoặc ngôn ngữ lập trình. Việc chọn là của đơn vị làm phần mềm, bạn chỉ cần nêu mục tiêu.
- Thiết kế giao diện chi tiết. Một vài phần mềm bạn thấy dễ dùng làm tham chiếu là đủ.
- Danh sách mọi tính năng bạn từng nghĩ tới. Danh sách quá dài làm mất trọng tâm.
Sau khi gửi brief, điều gì xảy ra
Một đơn vị nghiêm túc sẽ không báo giá ngay từ một trang giấy. Họ thường hỏi lại, xin xem quy trình thực tế, rồi mới phân tích. Tại Prime Technology, báo giá được đưa ra theo từng giai đoạn sau khi phân tích quy trình. Nếu ai đó báo một con số chắc nịch chỉ sau một tin nhắn, hãy hỏi họ dựa trên phạm vi nào. Về cách đọc báo giá, xem thêm chi phí viết phần mềm theo yêu cầu gồm những khoản nào.
Khi cần tài liệu chi tiết hơn cho đội kỹ thuật, brief sẽ là đầu vào để viết tài liệu đặc tả, xem tài liệu đặc tả yêu cầu phần mềm (SRS) cần có gì.
Khi nào brief không giải quyết được vấn đề
Brief tốt không thay thế cho việc trao đổi. Có ba trường hợp nó chưa đủ:
- Bạn chưa rõ mình muốn gì. Khi đó đừng cố viết cho trọn, hãy ghi vấn đề và nhờ một buổi khảo sát.
- Quy trình trong công ty chưa thống nhất, mỗi bộ phận làm một kiểu. Phần mềm sẽ không tự sửa được điều này, cần chốt quy trình trước.
- Yêu cầu thay đổi liên tục. Brief chỉ là điểm xuất phát, dự án vẫn cần cơ chế trao đổi và điều chỉnh.
Đôi khi chính quá trình viết brief cho bạn thấy nhu cầu của mình đã có sẵn trong phần mềm đóng gói, và đó cũng là kết quả đáng giá.
Bước tiếp theo
Nếu đã điền được mẫu trên, bạn có thể gửi cho chúng tôi qua trang báo giá để trao đổi thêm. Để hiểu cách chúng tôi làm việc với doanh nghiệp, xem dịch vụ viết phần mềm theo yêu cầu. Nếu nhu cầu chủ yếu là quản lý đơn hàng, kho hay nhân sự, bạn cũng có thể đọc về phần mềm quản lý theo yêu cầu.
