Chọn phần mềm quản lý sản xuất thường rơi vào hai hướng: dùng sản phẩm đóng gói có sẵn, hoặc nhờ đơn vị viết riêng theo quy trình của xưởng. Không có đáp án đúng cho mọi người. Đóng gói nhanh vào việc và ít rủi ro ban đầu. Viết riêng khớp với cách xưởng làm, nhưng cần thời gian và một đối tác đáng tin.
Quyết định đúng phụ thuộc vào việc quy trình của bạn có "chuẩn" hay không, bạn sẵn sàng đổi cách làm đến đâu và dữ liệu cần nối với những hệ thống nào. Bài này giúp bạn cân nhắc cho tỉnh táo và đưa ra danh sách câu hỏi để hỏi nhà cung cấp, kể cả chúng tôi.
Khi phần mềm đóng gói là lựa chọn tốt hơn
Hãy thẳng thắn: nhiều xưởng nên dùng bản đóng gói. Đó là lựa chọn hợp lý khi:
- Quy trình của bạn gần với quy trình phổ biến trong ngành, ít đặc thù
- Bạn cần dùng được sớm và chưa muốn chờ một dự án phát triển
- Ngân sách và nhân sự hạn chế, không có người theo dõi một dự án phần mềm
- Nhu cầu chủ yếu là các chức năng cơ bản: đơn hàng, kho, lệnh sản xuất, báo cáo đơn giản
- Bạn sẵn sàng điều chỉnh cách làm cho khớp với phần mềm
Bản đóng gói đã được nhiều nơi dùng, lỗi phổ biến thường đã được sửa, và có cộng đồng người dùng để hỏi. Nếu một sản phẩm có sẵn đáp ứng khoảng chín phần mười nhu cầu của bạn thì viết riêng khó có lý do.
Khi viết riêng đáng cân nhắc
Viết phần mềm theo yêu cầu hợp lý hơn khi:
- Quy trình có điểm đặc thù tạo ra lợi thế cho xưởng (cách tính giá thành, cách xếp công đoạn, quy cách riêng) mà bản đóng gói không hỗ trợ được
- Bạn thử phần mềm có sẵn và phải làm quá nhiều thao tác phụ ngoài hệ thống để bù
- Cần nối với hệ thống đang có (kế toán, ERP, máy móc, kho) theo cách riêng
- Muốn sở hữu mã nguồn và dữ liệu, không phụ thuộc vào một nhà cung cấp
- Có kế hoạch mở rộng và muốn hệ thống lớn dần cùng xưởng
Điểm yếu của hướng này cũng cần nói rõ: cần khảo sát kỹ, cần người trong xưởng tham gia thử và góp ý, và chất lượng phụ thuộc nhiều vào đối tác. Một dự án viết riêng làm chưa tốt có thể tệ hơn một bản đóng gói đơn giản.
Con đường ở giữa: khởi đầu từ nền có sẵn rồi điều chỉnh
Giữa hai cực còn một hướng nữa: bắt đầu từ một nền đã có sẵn các chức năng chung rồi điều chỉnh cho xưởng. Prime Technology có ManuPro, hệ thống quản lý sản xuất cho nhà máy tại Việt Nam, gồm quản lý tồn kho, kế hoạch sản xuất, kiểm soát chất lượng, báo cáo thời gian thực và có thể tích hợp với ERP hiện có. ManuPro là điểm khởi đầu, được điều chỉnh theo xưởng, không phải một hộp cứng. Khi quy trình đặc thù hơn, chúng tôi cũng viết phần mềm theo yêu cầu. Cách này giúp rút ngắn đoạn đường đầu mà vẫn khớp với cách làm của xưởng.
Danh sách câu hỏi nên hỏi nhà cung cấp
Dù chọn hướng nào, hãy hỏi những điều sau và ghi lại câu trả lời:
Về chức năng và quy trình
- Phần mềm xử lý quy trình của tôi thế nào? Nhờ họ mô phỏng bằng một đơn hàng thật của bạn, đừng chỉ xem demo mẫu
- Những gì không làm được, hoặc phải làm ngoài hệ thống?
- Có hỗ trợ BOM nhiều cấp, phiên bản BOM, quản lý lô và hao hụt không?
- Công nhân và tổ trưởng nhập liệu bằng cách nào, trên thiết bị nào, mất bao nhiêu thao tác?
Về dữ liệu và quyền sở hữu
- Dữ liệu nằm ở đâu, ai có quyền truy cập, sao lưu bao lâu một lần?
- Nếu ngừng hợp tác, tôi lấy được dữ liệu ra không, ở định dạng nào?
- Với phần viết riêng: mã nguồn có được bàn giao theo hợp đồng không?
- Phân quyền theo vai trò thế nào để mỗi người chỉ thấy phần của mình?
Về tích hợp và mở rộng
- Có nối được với phần mềm kế toán hoặc ERP tôi đang dùng không?
- Thêm chức năng mới sau này thì thế nào, có tính phí riêng không?
- Khi phần mềm được cập nhật, tùy chỉnh của tôi có bị ảnh hưởng không?
Về triển khai và hỗ trợ
- Triển khai theo giai đoạn thế nào, giai đoạn đầu gồm những gì?
- Ai đào tạo người dùng, ai hỗ trợ khi có sự cố?
- Có kiểm thử trước khi phát hành bản cập nhật không?
- Báo giá theo gì: theo giai đoạn, theo người dùng, theo thời gian?
Một nhà cung cấp tốt sẽ trả lời cụ thể và sẵn lòng nói "cái này chúng tôi không làm tốt". Cảnh giác khi nhận được câu trả lời "cái gì cũng làm được" cho mọi câu hỏi.
Những cách làm của chúng tôi, nếu bạn chọn viết riêng
Chúng tôi viết phần mềm theo yêu cầu bằng Python Django, AdonisJS cho backend, NextJS cho giao diện web và Flutter cho ứng dụng di động. Cách làm là giao theo giai đoạn: một bản đầu nhỏ chạy được, rồi mở rộng dần. Hệ thống có phân quyền theo vai trò, sao lưu định kỳ và kiểm thử tự động. Mã nguồn và dữ liệu được bàn giao theo hợp đồng. Báo giá theo từng giai đoạn sau khi khảo sát xưởng. Xem thêm cách chúng tôi viết phần mềm theo yêu cầu.
Giới hạn của cả hai hướng
Không phần mềm nào cứu được quy trình chưa rõ. Nếu xưởng chưa thống nhất cách đặt mã, đơn vị tính, ai chịu trách nhiệm số liệu nào, thì dù đóng gói hay viết riêng đều gặp khó. Và dù chọn gì, cũng cần một người trong xưởng đóng vai chủ dự án để quyết định những điều chỉ người trong nghề mới biết.
Nếu bạn còn phân vân giữa các loại hệ thống, hãy xem MES là gì: phần mềm MES khác ERP thế nào.
Bước tiếp theo
Viết ra năm thao tác tốn thời gian nhất trong xưởng bạn mỗi tuần và ba điều bạn sẽ không đổi. Cầm danh sách đó đi hỏi mọi nhà cung cấp, bao gồm cả chúng tôi. Trang phần mềm quản lý sản xuất mô tả cách chúng tôi làm, và nếu muốn trao đổi cụ thể, bạn có thể gửi yêu cầu qua trang báo giá.
