Phân quyền người dùng là việc quy định mỗi người trong phần mềm được xem gì, sửa gì, xóa gì và duyệt gì. Cách làm gọn nhất là gán quyền theo vai trò (như chủ doanh nghiệp, kế toán, thủ kho, nhân viên bán hàng) thay vì cấp quyền riêng cho từng cá nhân. Khi có người mới vào hoặc đổi vị trí, bạn chỉ đổi vai trò của họ.
Thuật ngữ kỹ thuật cho cách này là RBAC (role based access control, kiểm soát truy cập theo vai trò). Bạn không cần nhớ tên gọi, chỉ cần hiểu nguyên tắc: quyền gắn với công việc, không gắn với người. Bài này hướng dẫn cách lập một ma trận vai trò đơn giản trước khi nói chuyện với bên làm phần mềm.
Vì sao phân quyền đáng được nghĩ kỹ
Phần mềm quản lý gom nhiều thông tin nhạy cảm về một chỗ: giá vốn, công nợ, lương, danh sách khách hàng. Nếu ai cũng thấy tất cả, rủi ro không chỉ là lộ thông tin mà còn là sửa nhầm. Một nhân viên kho có thể vô tình sửa giá bán nếu hệ thống cho phép.
Phân quyền tốt cũng giúp nhân viên làm việc dễ hơn: họ chỉ thấy những màn hình liên quan đến công việc của mình, ít nhầm lẫn hơn.
Lập ma trận vai trò trong một buổi họp
Bạn có thể làm việc này trên giấy hoặc bảng tính. Liệt kê các vai trò theo cột và các chức năng chính theo hàng, rồi đánh dấu mỗi vai trò được làm gì. Ví dụ giả định cho một doanh nghiệp bán hàng:
- Chủ doanh nghiệp: xem toàn bộ báo cáo, duyệt chiết khấu lớn, quản lý tài khoản người dùng
- Kế toán: xem và đối chiếu công nợ, phiếu thu chi, không sửa được tồn kho
- Thủ kho: nhập xuất kho, kiểm kê, không xem giá vốn nếu doanh nghiệp không muốn
- Nhân viên bán hàng: tạo đơn, xem khách hàng của mình, không xóa được đơn đã xác nhận
Với mỗi chức năng, phân biệt bốn mức: chỉ xem, tạo mới, sửa, xóa. Nhiều doanh nghiệp chỉ cho một hai người được xóa, và với những dữ liệu quan trọng thì chuyển sang "hủy kèm lý do" thay vì xóa hẳn.
Ba nguyên tắc nên theo
Quyền tối thiểu
Mỗi người chỉ có quyền cần cho công việc của mình. Cấp thêm khi có lý do rõ ràng dễ hơn nhiều so với thu hồi quyền sau khi thói quen đã hình thành.
Tách người tạo và người duyệt
Với các khoản nhạy cảm như hoàn tiền, chiết khấu lớn, điều chỉnh tồn kho, người đề xuất không nên là người duyệt. Phần mềm có thể bắt buộc luồng duyệt này, nhờ vậy quy định không còn phụ thuộc vào trí nhớ của mọi người.
Quyền theo phạm vi dữ liệu
Ngoài vai trò, nhiều doanh nghiệp cần giới hạn theo phạm vi: nhân viên chỉ thấy khách hàng của mình, quản lý chi nhánh chỉ thấy chi nhánh của mình. Hãy nói rõ nhu cầu này ngay từ đầu vì nó ảnh hưởng đến thiết kế dữ liệu.
Nhật ký thao tác đi kèm phân quyền
Phân quyền trả lời câu hỏi "ai được làm gì". Nhật ký thao tác trả lời "ai đã làm gì, lúc nào". Hai thứ này nên đi cùng nhau. Khi số liệu lệch, nhật ký cho bạn biết thay đổi bắt đầu từ đâu, mà không phải đoán hay nghi ngờ lẫn nhau.
Nhật ký tốt ghi người thực hiện, thời điểm, hành động, và giá trị trước sau với các dữ liệu quan trọng. Chỉ những người có vai trò phù hợp mới xem được nhật ký, và nó không nên bị sửa bởi người dùng thông thường.
Những sai lầm hay gặp
- Dùng chung một tài khoản cho cả phòng. Khi đó nhật ký mất ý nghĩa vì không biết ai làm.
- Cấp quyền quản trị cho tiện, rồi quên thu hồi khi người đó chuyển việc.
- Không có quy trình khóa tài khoản khi nhân viên nghỉ việc.
- Thiết kế quá nhiều vai trò từ đầu, khiến việc quản lý trở nên rối. Bắt đầu với số vai trò ít và tách thêm khi thực sự cần.
Khi nào không cần phân quyền phức tạp
Nếu chỉ hai ba người dùng và họ đều tin cậy lẫn nhau, một mô hình đơn giản gồm quản trị viên và người dùng thường có thể là đủ. Phân quyền chi tiết làm tăng công thiết kế và công quản lý, nên hãy chia nhỏ theo mức rủi ro thật của dữ liệu, không theo cảm giác. Ngoài ra, phân quyền không thay thế cho việc đào tạo nhân viên và quy định nội bộ. Với các quy định pháp lý về dữ liệu cá nhân hay lao động, hãy hỏi luật sư.
Bước tiếp theo
Trong các dự án phần mềm quản lý theo yêu cầu, chúng tôi xây phân quyền theo vai trò dựa trên ma trận mà bạn và chúng tôi thống nhất sau bước phân tích quy trình. Để hiểu bức tranh bảo mật rộng hơn, xem danh sách kiểm tra bảo mật phần mềm, hoặc tìm hiểu về viết phần mềm theo yêu cầu nói chung.
