Tần suất sao lưu dữ liệu phù hợp phụ thuộc vào một câu hỏi: nếu hệ thống hỏng ngay bây giờ, doanh nghiệp chấp nhận mất tối đa bao nhiêu công việc? Nếu câu trả lời là "tối đa vài giờ", bạn cần sao lưu thường xuyên hơn so với trường hợp "mất một ngày vẫn gõ lại được". Và có bản sao lưu chưa đủ: bạn phải chắc chắn khôi phục được từ nó.
Hai con số cần thống nhất với bên làm phần mềm là mức dữ liệu có thể mất (tính bằng khoảng thời gian) và mức thời gian chấp nhận hệ thống ngừng hoạt động khi khôi phục. Giới kỹ thuật gọi chúng là RPO và RTO, nhưng bạn chỉ cần nghĩ theo hai câu hỏi trên.
Quyết định tần suất theo mức rủi ro
Không có tần suất đúng cho mọi doanh nghiệp. Hãy nghĩ theo cách dữ liệu thay đổi:
- Hệ thống có đơn hàng, thanh toán, tồn kho thay đổi liên tục thường cần sao lưu thường xuyên hơn, và có thể cần cơ chế ghi lại thay đổi liên tục để khôi phục về một thời điểm gần nhất
- Hệ thống chủ yếu tra cứu, ít thay đổi trong ngày có thể sao lưu thưa hơn
- Các tệp đính kèm như hợp đồng, hình ảnh, chứng từ cần được sao lưu riêng, không chỉ cơ sở dữ liệu
Cách thực tế là liệt kê từng loại dữ liệu, hỏi "mất phần này thì thiệt hại thế nào", rồi quyết định. Chúng tôi sẽ cùng bạn làm việc này khi phân tích phạm vi hệ thống. Prime Technology thiết lập sao lưu định kỳ cho các hệ thống mình xây, và mức tần suất cụ thể được thống nhất theo nhu cầu từng dự án.
Lưu bản sao ở đâu
Một nguyên tắc phổ biến là không để bản sao lưu nằm cùng chỗ duy nhất với dữ liệu gốc. Nếu máy chủ hỏng và bản sao lưu nằm trên chính máy đó, bạn mất cả hai.
- Lưu bản sao ở một nơi tách biệt với máy chủ chính, tốt nhất ở nhà cung cấp hoặc khu vực khác
- Giữ nhiều phiên bản theo thời gian, không chỉ bản mới nhất, vì đôi khi lỗi hay xóa nhầm phát hiện muộn vài ngày
- Kiểm soát ai được truy cập bản sao lưu, vì chúng chứa toàn bộ dữ liệu của bạn
- Hỏi rõ bản sao lưu có được mã hóa khi lưu trữ hay không, và ai giữ khóa
Thử khôi phục: bước hay bị bỏ qua
Nhiều doanh nghiệp chỉ phát hiện bản sao lưu hỏng hoặc thiếu đúng lúc cần dùng. Cách duy nhất để chắc chắn là thử khôi phục định kỳ trên một môi trường riêng, không đụng đến hệ thống đang chạy.
Một buổi thử khôi phục nên trả lời:
- Bản sao lưu có mở được không, dữ liệu có đầy đủ không (kể cả tệp đính kèm)
- Quy trình khôi phục có tài liệu rõ ràng để người khác ngoài một lập trình viên cũng làm theo được không
- Mất bao lâu từ lúc quyết định khôi phục đến lúc hệ thống chạy lại
- Số liệu sau khi khôi phục có khớp với kỳ vọng không
Hãy hỏi bên làm phần mềm lần gần nhất họ thử khôi phục là khi nào và nhờ họ mô tả kết quả. Đây là một trong những câu hỏi cho thấy rõ nhất mức nghiêm túc. Bạn cũng có thể đặt nó trong danh sách kiểm tra bảo mật phần mềm.
Những việc bạn nên ghi vào thỏa thuận
- Tần suất và phạm vi sao lưu (cơ sở dữ liệu, tệp, cấu hình)
- Nơi lưu và thời gian giữ các phiên bản
- Ai chịu trách nhiệm kiểm tra và thử khôi phục, bao lâu một lần
- Quy trình và đầu mối liên hệ khi cần khôi phục gấp
- Bạn có thể yêu cầu bản sao dữ liệu của mình bất cứ lúc nào hay không
Nếu cần điều khoản ràng buộc, hãy nhờ luật sư xem hợp đồng.
Giới hạn cần hiểu
Sao lưu giúp bạn khôi phục sau sự cố, nhưng không phải phép màu. Bản sao lưu chỉ chứa dữ liệu tại thời điểm sao lưu, nên công việc sau thời điểm đó có thể phải nhập lại. Sao lưu cũng không thay thế cho việc phòng ngừa: phân quyền hợp lý và kiểm soát truy cập vẫn cần để giảm khả năng xảy ra sự cố ngay từ đầu.
Với hệ thống rất nhỏ hoặc dữ liệu có thể tạo lại dễ dàng, một lịch sao lưu đơn giản là đủ, không cần cơ chế phức tạp. Hãy chọn mức tương xứng với giá trị dữ liệu.
Bước tiếp theo
Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một hệ thống mới, hãy đưa sao lưu và thử khôi phục vào danh sách yêu cầu ngay từ đầu khi trao đổi về viết phần mềm theo yêu cầu cho doanh nghiệp. Chúng tôi có thể cùng bạn xác định mức dữ liệu chấp nhận mất và thiết kế quy trình sao lưu phù hợp trước khi bắt đầu.
