AI trích xuất dữ liệu từ hóa đơn và chứng từ nghĩa là hệ thống đọc ảnh chụp hoặc file PDF, tìm các trường như số hóa đơn, ngày, bên bán, tổng tiền, rồi điền sẵn vào phần mềm. Nhân viên chỉ cần xem lại và bấm xác nhận, thay vì gõ lại từng số.
AI không đọc đúng 100%. Ảnh mờ, chữ viết tay, mẫu lạ hoặc bản scan nghiêng đều có thể gây sai. Vì thế quy trình đúng luôn là: AI đọc, người duyệt, rồi mới ghi vào hệ thống. Bài này giải thích quy trình đó và những giới hạn bạn cần biết trước khi đầu tư.
Dạng chứng từ nào phù hợp
AI trích xuất hiệu quả hơn khi chứng từ có cấu trúc tương đối giống nhau và những trường cần lấy rõ ràng:
- Hóa đơn mua hàng, phiếu giao nhận, phiếu nhập kho
- Chứng từ ngân hàng, biên nhận, phiếu thu chi
- Hợp đồng và phụ lục, khi cần lấy các thông tin chính như các bên, ngày hiệu lực, giá trị, thời hạn
- Đơn đặt hàng từ khách, bảng kê
Với hợp đồng, nên hiểu AI chỉ giúp gom thông tin để tra cứu. Nó không thay thế việc luật sư hoặc người có thẩm quyền đọc và hiểu điều khoản.
Quy trình AI đọc, người duyệt, rồi mới ghi
Đây là quy trình chúng tôi khuyến nghị cho dữ liệu liên quan đến tiền và pháp lý:
- Tải lên: nhân viên chụp ảnh hoặc tải file vào phần mềm
- Đọc: hệ thống nhận dạng chữ (OCR, optical character recognition, nhận dạng ký tự quang học) và dùng mô hình ngôn ngữ để xác định từng trường
- Hiển thị cạnh nhau: chứng từ gốc bên trái, các trường đã đọc bên phải, trường nghi ngờ được đánh dấu
- Duyệt: người phụ trách kiểm tra, sửa nếu sai, rồi xác nhận
- Ghi: chỉ sau khi xác nhận, dữ liệu mới đi vào sổ sách, kho hoặc công nợ
- Lưu vết: hệ thống lưu chứng từ gốc, kết quả AI đọc ban đầu, nội dung người sửa và người duyệt
Lưu vết có hai tác dụng. Một là khi có sai sót, bạn truy lại được. Hai là bạn có dữ liệu thật để biết AI đang sai ở loại trường nào, từ đó cải thiện.
Các kiểm tra tự động nên có thêm
Ngoài người duyệt, phần mềm có thể chạy các quy tắc rõ ràng để bắt lỗi mà AI bỏ sót:
- Tổng các dòng có khớp với tổng tiền không
- Mã số thuế, ngày tháng có đúng định dạng không
- Hóa đơn này đã nhập trước đó chưa (phát hiện trùng)
- Nhà cung cấp có trong danh sách hiện có không, số tiền có bất thường so với thông lệ không
- Trường quan trọng bị trống thì không cho ghi
Các quy tắc này do phần mềm tính chính xác, không phụ thuộc mô hình đoán. Kết hợp với người duyệt, chúng giảm đáng kể rủi ro ghi sai, dù không loại bỏ hoàn toàn.
Dữ liệu chứng từ thường nhạy cảm
Chứng từ chứa thông tin tài chính, tên đối tác, đôi khi cả thông tin cá nhân. Trước khi làm, cần quyết định:
- Chứng từ có được gửi cho nhà cung cấp mô hình bên ngoài không, hay phải xử lý trong hạ tầng riêng
- Dữ liệu nào cần ẩn hoặc che trước khi gửi
- Ai được xem chứng từ gốc và kết quả đọc
- Chứng từ được lưu bao lâu, ở đâu
Phần này nên chốt bằng văn bản ngay từ đầu, và tham khảo bài dùng AI an toàn với dữ liệu công ty. Với các vấn đề pháp lý về dữ liệu, hãy hỏi luật sư.
Cách đánh giá có đáng làm không
Thay vì tin vào con số quảng cáo, hãy thử bằng chứng từ thật của bạn:
- Lấy một mẫu chứng từ đa dạng: bản rõ, bản mờ, mẫu lạ, bản scan nghiêng
- Chạy thử và đếm trường nào đọc đúng, trường nào sai
- Tính thời gian nhân viên duyệt so với thời gian gõ tay
- Xem loại chứng từ nào nên đưa vào luồng tự động, loại nào vẫn nhập tay
Kết quả thường cho thấy một số loại chứng từ rất hợp, một số khác chưa hợp. Bắt đầu với loại hợp nhất, mở rộng dần là cách làm hợp lý.
Khi nào chưa đáng làm
Lời khuyên này không áp dụng, hoặc chưa đáng đầu tư, nếu:
- Khối lượng chứng từ ít. Nhập tay vẫn rẻ và an toàn hơn
- Chứng từ phần lớn là chữ viết tay hoặc chất lượng ảnh rất kém
- Bạn có thể nhận dữ liệu điện tử có cấu trúc từ đối tác. Khi đó nhập thẳng từ nguồn chính xác hơn là đọc ảnh
- Chưa có người sẵn sàng duyệt. Bỏ bước duyệt để tiết kiệm sức người là cách nhanh nhất dẫn đến dữ liệu sai trong sổ sách
Bước tiếp theo
Nếu doanh nghiệp bạn đang nhập tay nhiều chứng từ, hãy gom khoảng vài chục mẫu thật và mô tả ai duyệt, ghi vào đâu. Prime Technology nhận dịch vụ viết phần mềm theo yêu cầu có tích hợp AI, báo giá theo từng giai đoạn. Tính năng này thường là một phần của phần mềm quản lý theo yêu cầu, nơi dữ liệu sau khi duyệt đi thẳng vào kho, công nợ hoặc kế toán. Bạn cũng có thể đọc thêm bài ứng dụng AI trong phần mềm doanh nghiệp để biết cách chọn việc bắt đầu.
