BOM (Bill of Materials, thường gọi là định mức nguyên vật liệu) là bảng liệt kê mọi thứ cần có để làm ra một sản phẩm: nguyên vật liệu, linh kiện, bán thành phẩm và số lượng của từng thứ. Nói đơn giản, BOM là "công thức nấu ăn" của sản phẩm. Ai đứng bếp cũng nhìn vào đó để biết cần mua gì, lấy gì trong kho, làm gì trước.
Có BOM đúng thì tính được cần mua bao nhiêu vật tư cho một đơn hàng, tính được giá thành và biết khi nào thiếu hàng. Không có BOM, mỗi người trong xưởng làm theo trí nhớ của mình, và kết quả là mua thừa, mua thiếu, giá thành đoán mò.
Ví dụ: BOM của một chiếc bàn gỗ
Hình dung một xưởng làm bàn ăn gỗ. Một chiếc bàn gồm mặt bàn, bốn chân, hai thanh giằng, ốc vít, keo, sơn và bao bì. BOM ghi từng dòng như vậy, kèm đơn vị tính và số lượng cho một chiếc bàn.
- Mặt bàn: 1 tấm, gỗ ghép đã bào láng
- Chân bàn: 4 chiếc
- Thanh giằng: 2 thanh
- Ốc vít, keo dán: theo định mức cho một bộ
- Sơn phủ: theo diện tích sơn
- Thùng carton, xốp bảo vệ: 1 bộ
Khi khách đặt mười chiếc bàn, người lập kế hoạch lấy số lượng đơn hàng nhân với định mức từng dòng để ra nhu cầu vật tư. Đó là toàn bộ ý tưởng, phần còn lại là làm cho nó đúng và cập nhật được.
BOM nhiều cấp: khi sản phẩm có bán thành phẩm
Ví dụ trên mới có một cấp. Thực tế, mặt bàn không tự nhiên có sẵn. Nó được làm từ ván gỗ, cắt, ghép, bào, chà nhám. Mặt bàn lúc đó là một bán thành phẩm, và nó có BOM riêng của nó.
Đó là BOM nhiều cấp:
- Cấp 0: sản phẩm hoàn chỉnh (chiếc bàn)
- Cấp 1: các cụm và bán thành phẩm (mặt bàn, bộ chân, bao bì)
- Cấp 2 trở xuống: nguyên vật liệu làm ra từng cụm (ván gỗ, keo, giấy nhám)
Với xưởng may thì cấp 0 là chiếc áo, cấp 1 là thân trước, thân sau, tay, cổ, và các cấp dưới là vải chính, vải lót, chỉ, nút, nhãn. Cách hiểu giống nhau: mỗi thứ tự làm ra thì có BOM riêng, mỗi thứ mua về thì là lá của cây.
Lợi ích của việc tách cấp là khi đổi một chi tiết (ví dụ đổi kiểu chân bàn) bạn chỉ sửa đúng cụm đó, mọi sản phẩm dùng cụm đó đều được cập nhật theo.
Hao hụt trong định mức
Định mức lý thuyết thường chưa đủ. Cắt ván thì có mạt cưa và phần vụn, may áo thì có đầu vải thừa, sơn thì có phần bay và dính dụng cụ. Đây là hao hụt.
Có hai cách xử lý phổ biến. Cách thứ nhất là cộng tỷ lệ hao hụt vào từng dòng định mức. Cách thứ hai là giữ định mức tinh (đúng theo thiết kế) và lưu thêm một hệ số hao hụt riêng, để khi cần vẫn xem được hai con số: dùng thực tế và dùng theo thiết kế.
Cách thứ hai tốn công hơn lúc đầu nhưng có ích hơn về sau. Khi so sánh vật tư xuất kho thực tế với định mức, chênh lệch cho bạn biết xưởng đang hao hụt hợp lý hay đang thất thoát. Tỷ lệ hao hụt nên dựa trên số liệu thực của xưởng, đừng chép từ nơi khác.
Phiên bản BOM: sản phẩm đổi thì BOM đổi
Sản phẩm không đứng yên. Khách đổi màu, nhà cung cấp ngừng bán một loại vải, kỹ thuật cải tiến cách ghép. Mỗi lần như vậy, BOM thay đổi. Nếu bạn ghi đè lên file cũ thì sẽ mất dấu: đơn hàng làm tháng trước dùng định mức nào?
Vì vậy BOM cần có phiên bản (version) và ngày hiệu lực. Đơn hàng cũ vẫn tra được theo BOM cũ, đơn mới dùng BOM mới. Khi khách khiếu nại một lô hàng, bạn truy được lô đó làm theo phiên bản nào, từ vật liệu gì.
Lỗi thường gặp khi lập BOM
- Thiếu vật tư phụ: quên keo, ốc vít, bao bì, nhãn. Những thứ nhỏ nhưng thiếu là dừng chuyền
- Đơn vị tính lẫn lộn: mua theo cuộn, cắt theo mét, tính theo kilogram mà không có quy đổi rõ ràng
- Mỗi người một bản: kế toán, kho và xưởng mỗi nơi giữ một file khác nhau
- Không ghi phiên bản: sửa trực tiếp lên file cũ, không biết đơn nào dùng bản nào
- Hao hụt lấy cảm tính: con số để cho đẹp, không ai kiểm chứng lại với thực tế
- Một BOM cho mọi biến thể: cùng kiểu bàn nhưng khác màu, khác kích thước mà dùng chung một danh sách
Phần mềm giúp được gì, và không giúp được gì
Với vài sản phẩm đơn giản, một bảng tính cẩn thận là đủ. Khi sản phẩm có nhiều cấp, nhiều biến thể và thay đổi thường xuyên, bảng tính bắt đầu khó giữ cho đúng. Lúc này một phần mềm quản lý sản xuất có thể lưu BOM tập trung, quản lý phiên bản và tự tính vật tư từ BOM khi có đơn hàng. Bạn nhập đơn, hệ thống nhân định mức qua các cấp, trừ đi tồn kho và cho ra danh sách cần mua. Xem thêm cách việc này nối với kế hoạch vật tư trong bài MRP là gì và khi nào xưởng cần lập kế hoạch vật tư.
Điều phần mềm không làm được là sửa một định mức sai. Nếu dữ liệu BOM nhập vào không đúng, kết quả tính vật tư sẽ sai một cách rất nhất quán và rất tự tin. Phần mềm cũng không thay cho việc người có kinh nghiệm trong xưởng ngồi rà từng dòng.
Nếu xưởng bạn làm theo đơn hàng riêng lẻ, mỗi sản phẩm làm một lần và không lặp lại, thì BOM chi tiết nhiều cấp có thể là quá mức. Một bảng dự toán vật tư theo từng đơn có khi đã đủ. BOM thật sự phát huy khi sản phẩm lặp lại, có nhiều người cùng dùng thông tin và việc tính vật tư thủ công bắt đầu tốn thời gian hoặc gây sai sót.
Chọn một dòng sản phẩm bán đều nhất và lập BOM cho riêng nó, có người làm xưởng cùng ngồi kiểm tra. Ghi rõ đơn vị, hao hụt và phiên bản. Dùng BOM đó tính vật tư cho vài đơn thật và so sánh với thực tế xuất kho. Chỗ nào lệch thì sửa, rồi mới mở rộng sang sản phẩm khác.
Bước tiếp theo
Nếu bạn muốn đưa BOM vào một hệ thống chạy cùng với tồn kho và kế hoạch sản xuất, hãy xem trang phần mềm quản lý sản xuất của chúng tôi. Mỗi xưởng có cấu trúc sản phẩm khác nhau, nên chúng tôi khảo sát thực tế rồi báo giá theo từng giai đoạn. Nếu quy trình của bạn đặc thù, bạn có thể tìm hiểu cách chúng tôi viết phần mềm theo yêu cầu, bắt đầu từ một phiên bản nhỏ rồi mở rộng dần.
