MRP (Material Requirements Planning, tạm dịch là hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu) là cách tính ra cần mua hoặc cần sản xuất những gì, với số lượng bao nhiêu và vào lúc nào, để giao đủ đơn hàng đúng hẹn. Nó trả lời ba câu hỏi: cần gì, cần bao nhiêu, cần khi nào.
Nói gọn, MRP lấy nhu cầu từ đơn hàng, trừ đi những gì đã có trong kho, rồi lùi ngược thời gian để biết phải đặt mua hay bắt đầu làm từ ngày nào. Bạn có thể làm việc này bằng tay, bằng bảng tính hoặc bằng phần mềm. Bài này giúp bạn hiểu nguyên lý và quyết định xưởng mình đã cần đến mức nào.
MRP cần những dữ liệu đầu vào nào
Kết quả của MRP chỉ tốt bằng dữ liệu đưa vào. Có bốn nhóm dữ liệu chính:
- Đơn hàng và dự báo: khách cần sản phẩm gì, số lượng bao nhiêu, giao ngày nào. Có thể thêm hàng sản xuất dự trữ theo dự báo bán
- BOM (định mức nguyên vật liệu): mỗi sản phẩm cần những vật tư và bán thành phẩm nào. Nếu chưa nắm khái niệm này, xem BOM là gì: định mức nguyên vật liệu trong sản xuất
- Tồn kho: hiện còn bao nhiêu từng loại, bao nhiêu đã được giữ cho đơn khác, bao nhiêu đang trên đường về
- Thời gian đặt hàng (lead time): từ lúc đặt đến lúc vật tư về kho mất bao lâu, và từ lúc bắt đầu làm đến lúc xong một bán thành phẩm mất bao lâu
Thiếu một trong bốn thì kết quả sẽ lệch. Ví dụ tồn kho trên sổ không khớp với thực tế thì MRP sẽ báo "đủ hàng" trong khi kệ trống.
MRP cho ra kết quả gì
Đầu ra thường là ba loại danh sách:
- Cần mua: vật tư nào, số lượng bao nhiêu, đặt trước ngày nào để kịp
- Cần sản xuất: bán thành phẩm nào cần bắt đầu làm, khi nào, số lượng bao nhiêu
- Cảnh báo: vật tư sẽ thiếu vào ngày nào, đơn nào có nguy cơ giao trễ vì chờ hàng
Người mua hàng dùng danh sách thứ nhất để đặt hàng. Quản đốc dùng danh sách thứ hai để xếp lệnh sản xuất. Chủ xưởng nhìn danh sách thứ ba để biết hứa với khách thế nào là an toàn.
Ví dụ mô tả bằng lời
Một xưởng làm tủ bếp nhận một đơn gồm nhiều bộ tủ, giao vào cuối tháng. Từ BOM, xưởng biết mỗi bộ cần ván công nghiệp, bản lề, tay nắm và ray trượt. Kho còn một phần ván nhưng đã được giữ cho đơn khác, bản lề thì gần hết. Ray trượt phải đặt từ nhà cung cấp và mất khá lâu mới về.
MRP lấy nhu cầu của đơn mới, trừ tồn kho còn dùng được, rồi lùi theo thời gian giao hàng của từng thứ. Kết quả có thể là: ray trượt phải đặt ngay hôm nay, bản lề đặt tuần này, ván chỉ cần bổ sung nhẹ. Nếu không có bước tính này, ray trượt thường bị nhớ ra khi đã sát ngày giao, và đơn hàng trễ chỉ vì một món phụ kiện.
Làm MRP bằng bảng tính hay bằng phần mềm
Với ít sản phẩm, BOM ngắn và vài chục mã vật tư, bảng tính làm được và nhiều xưởng làm tốt như vậy. Khó khăn bắt đầu khi:
- Sản phẩm có nhiều cấp và nhiều biến thể, tính tay dễ sót
- Có nhiều đơn chạy song song, cùng tranh một vật tư
- Tồn kho thay đổi từng ngày, bảng tính không kịp cập nhật
- Mỗi lần khách đổi ngày giao là phải tính lại cả chuỗi
Phần mềm tính lại tức thì khi dữ liệu đổi, và cho thấy ngay đơn nào bị ảnh hưởng. Một hệ thống quản lý sản xuất tốt nối BOM, tồn kho và đơn hàng lại với nhau để việc tính nhu cầu vật tư là một thao tác, không phải nửa ngày ngồi nhập.
Khi nào xưởng nhỏ chưa cần MRP
Đừng vội làm MRP nếu xưởng bạn thuộc một trong các trường hợp sau:
- Làm theo từng đơn riêng, vật tư mua theo đơn: mỗi đơn có dự toán, mua đủ rồi làm. Không có chuyện tồn kho chung để tính toán
- Vật tư rẻ, dễ mua, có sẵn ở cửa hàng gần: thiếu thì mua ngay trong ngày, không cần lập kế hoạch trước
- Số mã vật tư rất ít: người quản lý nhớ được hết
- Dữ liệu nền chưa sạch: tồn kho thường xuyên lệch, BOM chưa có hoặc mỗi người một bản. Lúc này MRP chỉ tính nhanh hơn trên dữ liệu sai
Thứ tự hợp lý thường là: giữ kho cho đúng, lập BOM cho các sản phẩm chủ lực, rồi mới tính nhu cầu vật tư tự động. Bạn có thể xem phần kho trong bài quản lý kho nguyên vật liệu trong xưởng sản xuất.
Những giới hạn của MRP
MRP là một phép tính, không phải phép màu. Nó giả định rằng thời gian đặt hàng ổn định và dữ liệu đúng. Nó không biết nhà cung cấp sẽ giao trễ, máy sẽ hỏng, hoặc công nhân nghỉ đột xuất. Nó cũng không tự xét năng lực xưởng: MRP có thể bảo "bắt đầu làm ngày này" trong khi máy ngày đó đã kín lịch. Việc xếp lịch theo năng lực máy và nhân công là một bài toán khác, cần con người cân nhắc hoặc công cụ lập lịch riêng.
Vì vậy hãy xem kết quả MRP như bản đề xuất để người có kinh nghiệm duyệt, đặc biệt trong những tháng đầu dùng.
Bước tiếp theo
Muốn thử, hãy chọn một dòng sản phẩm, kiểm tra BOM và tồn kho của nó cho thật khớp, rồi chạy tính nhu cầu cho vài đơn thật và so với cách bạn vẫn làm. Nếu thấy kết quả hữu ích, đó là lúc cân nhắc đưa vào hệ thống. Trang phần mềm quản lý sản xuất của chúng tôi mô tả cách một hệ thống dựng riêng cho xưởng nối các phần này. Với quy trình đặc thù, chúng tôi có thể viết phần mềm theo yêu cầu, bắt đầu bằng một bản nhỏ rồi mở rộng, báo giá theo từng giai đoạn sau khi khảo sát xưởng.
