Chuyển đổi dữ liệu từ Excel hoặc phần mềm cũ sang hệ thống mới là bước dễ bị xem nhẹ nhất, nhưng lại là nơi nhiều dự án gặp sự cố. Phần mềm mới chạy đẹp đến đâu mà số liệu đầu vào sai thì kết quả cũng sai.
Cách an toàn là làm theo bốn bước: làm sạch dữ liệu cũ, chuyển thử, đối chiếu số liệu giữa hai hệ thống, rồi chạy song song một thời gian trước khi tắt hệ thống cũ. Bài này giải thích từng bước từ góc nhìn người dùng.
Bước 1: Kiểm kê dữ liệu hiện có
Trước hết, biết mình có gì: dữ liệu nằm ở đâu (tệp Excel, phần mềm cũ, sổ sách), ai giữ, cập nhật ra sao. Nên chọn dữ liệu thực sự cần mang sang. Không phải thứ gì cũng đáng chuyển; dữ liệu quá cũ, không còn dùng có thể lưu trữ riêng thay vì đưa vào hệ thống mới.
Câu hỏi nên trả lời:
- Dữ liệu nào cần dùng hằng ngày, dữ liệu nào chỉ để tra cứu lịch sử
- Mỗi loại dữ liệu có nguồn đáng tin nhất ở đâu
- Có nhiều nơi lưu cùng một thứ, và số liệu có lệch nhau không
Bước 2: Làm sạch dữ liệu
Dữ liệu cũ thường có lỗi mà người dùng quen nên không nhận ra: một khách hàng viết ba kiểu tên, số điện thoại sai định dạng, sản phẩm trùng mã, ô trống ở chỗ bắt buộc. Hệ thống mới thường chặt hơn nên sẽ từ chối hoặc hiển thị sai các dòng này.
Việc nên làm:
- Gộp các bản ghi trùng
- Thống nhất cách viết (tên, địa chỉ, đơn vị tính, mã)
- Bổ sung hoặc loại bỏ dòng thiếu thông tin bắt buộc
- Ghi lại quy tắc đã áp dụng để có thể giải thích về sau
Đây là việc cần người hiểu nghiệp vụ của bạn quyết định, vì chỉ họ biết hai dòng giống nhau có thật sự là một hay không.
Bước 3: Chuyển thử và đối chiếu số liệu
Đừng chuyển một lần duy nhất rồi tin. Hãy chuyển thử vào môi trường thử, sau đó đối chiếu:
- Số lượng bản ghi: bên cũ bao nhiêu khách, đơn, sản phẩm; bên mới bao nhiêu
- Tổng số tiền: tổng công nợ, tồn kho, doanh thu theo kỳ có khớp không
- Kiểm tra mẫu: chọn một số bản ghi ngẫu nhiên, so từng trường
- Các trường hợp đặc biệt: bản ghi có dấu tiếng Việt, ký tự lạ, giá trị rất lớn hoặc rất nhỏ
Mọi chênh lệch phải được giải thích, hoặc do lỗi chuyển (sửa quy tắc), hoặc do dữ liệu cũ sai (sửa nguồn). Chuyển thử có thể lặp vài vòng, đó là bình thường. Nếu bạn đang từ Excel, xem lộ trình ở bài chuyển từ Excel sang phần mềm quản lý.
Bước 4: Chạy song song rồi mới chuyển hẳn
Chạy song song nghĩa là trong một khoảng thời gian, công việc được ghi ở cả hệ thống cũ và hệ thống mới, rồi so kết quả. Mục đích là phát hiện sai lệch khi hoạt động thật, nhất là ở các thời điểm đặc biệt như chốt kỳ, kiểm kho, đối chiếu công nợ.
Gợi ý:
- Thống nhất tiêu chí để quyết định bỏ hệ thống cũ (ví dụ số liệu hai bên khớp qua một kỳ chốt)
- Có người phụ trách đối chiếu và ghi lại chênh lệch
- Giữ bản sao lưu đầy đủ của hệ thống và dữ liệu cũ, chỉ đọc, đến khi chắc chắn
- Chuyển theo từng phần chức năng thay vì tất cả cùng lúc, nếu hệ thống có nhiều phần
Những sai lầm thường gặp
- Chuyển một lần vào ngày cuối rồi mới phát hiện sai số
- Không ai chịu trách nhiệm đối chiếu, mỗi bên nghĩ bên kia sẽ làm
- Bỏ hệ thống cũ ngay khi hệ thống mới chạy được
- Bỏ qua dữ liệu đặc biệt như đơn hàng đang xử lý dở, công nợ chưa tất toán
- Không ghi lại quy tắc làm sạch, nên không giải thích được vì sao số liệu thay đổi
Tránh được những điều này thì phần lớn rủi ro khi chuyển đổi đã được kiểm soát.
Chi phí và rủi ro cần tính
Chuyển dữ liệu là công việc thật, tốn công của cả bên làm và nhân sự của bạn. Mức độ phức tạp phụ thuộc vào số nguồn dữ liệu, chất lượng dữ liệu và mức khác biệt giữa cấu trúc cũ và mới. Khi xin báo giá, hãy hỏi riêng hạng mục này thay vì mặc định là đã gồm.
Khi nào lời khuyên này không áp dụng
Nếu hệ thống cũ nhỏ, ít dữ liệu và bạn có thể nhập lại bằng tay trong thời gian ngắn, không cần quy trình đầy đủ như trên. Nếu bạn bắt đầu hoàn toàn mới, không có dữ liệu cũ, bước này cũng không cần. Ngược lại, với dữ liệu tài chính hoặc có yêu cầu lưu trữ theo quy định, hãy hỏi kế toán hoặc chuyên gia pháp lý về cách lưu trữ trước khi bỏ hệ thống cũ.
Bước tiếp theo
Hãy lập danh sách các nguồn dữ liệu hiện có và chỉ ra 5 đến 10 chỉ số quan trọng cần khớp sau khi chuyển. Nếu hệ thống mới cần kết nối với kế toán hay Zalo, xem thêm tích hợp phần mềm với Zalo OA, kế toán và thanh toán. Để biết cách chúng tôi làm một dự án phần mềm quản lý, xem phần mềm quản lý theo yêu cầu và dịch vụ viết phần mềm theo yêu cầu.
