Phần mềm riêng hiếm khi đứng một mình. Thường nó cần gửi tin cho khách qua Zalo, đẩy số liệu sang phần mềm kế toán, hoặc thu tiền qua cổng thanh toán. Việc kết nối này gọi là tích hợp, và với Zalo OA API cùng các hệ thống khác, điều cần nhớ nhất là: bạn phụ thuộc vào điều kiện của bên thứ ba, và các điều kiện đó có thể thay đổi.
Bài này giải thích ba kiểu tích hợp phổ biến, việc nên chuẩn bị, và cách thiết kế để thay đổi từ bên ngoài ít làm hỏng hệ thống của bạn.
Tích hợp là gì, nói đơn giản
Mỗi hệ thống thường cung cấp một cổng kết nối gọi là API, cho phép phần mềm khác gửi và nhận dữ liệu theo quy tắc nhất định. Tích hợp là việc phần mềm của bạn dùng cổng đó để tự động hóa những việc trước đây phải làm tay: nhập lại số liệu, gửi tin thủ công, đối chiếu thanh toán.
Ba kiểu tích hợp thường gặp
Zalo OA
Zalo OA (tài khoản chính thức của doanh nghiệp) cho phép phần mềm gửi thông báo, xác nhận đơn, nhắc lịch hoặc nhận tin từ khách theo các điều kiện và loại tin mà Zalo cho phép. Ứng dụng thường gặp: báo trạng thái đơn hàng, nhắc lịch hẹn, gửi ưu đãi cho khách đã quan tâm. Nếu bạn muốn trải nghiệm đầy đủ hơn ngay trong Zalo, xem thêm Zalo Mini App theo yêu cầu.
Phần mềm kế toán
Mục tiêu thường là không phải nhập một số liệu hai lần: đơn bán, phiếu thu chi, hóa đơn đi sang kế toán tự động hoặc xuất ra tệp đúng định dạng để nhập. Điều khó không phải kết nối mà là thống nhất cách phân loại: danh mục sản phẩm, mã khách hàng, tài khoản. Nên nhờ kế toán của bạn tham gia từ đầu.
Cổng thanh toán
Khách thanh toán qua cổng, cổng báo kết quả về phần mềm, phần mềm cập nhật đơn là đã trả. Điểm cần cẩn thận là xử lý các tình huống khó: khách thanh toán nhưng mất kết nối, thanh toán trùng, hoàn tiền, đối chiếu cuối ngày. Một tích hợp tốt phải xử lý được các tình huống này chứ không chỉ trường hợp thành công.
Việc cần chuẩn bị trước khi tích hợp
- Xác định rõ mục tiêu: tự động hóa việc nào, dữ liệu đi chiều nào
- Có sẵn tài khoản doanh nghiệp ở bên thứ ba, vì nhiều dịch vụ đòi xác minh và phê duyệt
- Đọc điều kiện sử dụng và chính sách của từng bên, vì có thể có giới hạn về loại tin, tần suất hay phí
- Thống nhất ai giữ khóa kết nối và thông tin đăng nhập, và lưu ở nơi an toàn
- Chuẩn bị dữ liệu danh mục sạch, nhất là với kế toán
Rủi ro: phụ thuộc vào bên thứ ba
Bên thứ ba có quyền đổi API, điều kiện, giới hạn hoặc chi phí. Điều này có nghĩa:
- Một tính năng hôm nay chạy có thể cần chỉnh sửa khi bên kia cập nhật
- Một số khả năng có thể bị giới hạn hoặc cần được phê duyệt trước khi dùng
- Chúng tôi không thể cam kết thay cho điều kiện của họ
Cách giảm rủi ro: tách phần tích hợp thành một lớp riêng trong phần mềm để khi bên ngoài đổi thì chỉ sửa một chỗ; ghi lại nhật ký các lần gọi để tìm lỗi nhanh; có phương án thủ công khi kết nối gián đoạn; và tính việc theo dõi, bảo trì tích hợp vào kế hoạch sau bàn giao.
Cách làm việc với bên làm phần mềm
Khi trao đổi về tích hợp, bạn nên yêu cầu bên làm nói rõ ba điều: phần nào do họ làm, phần nào phụ thuộc vào bên thứ ba, và ai theo dõi khi bên kia thay đổi. Ngoài ra, nên làm tích hợp theo từng bước nhỏ: một luồng dữ liệu chạy ổn rồi mới thêm luồng tiếp theo. Cách này khớp với việc giao phần mềm theo giai đoạn, giúp bạn thấy kết quả thật sớm và phát hiện vướng mắc ở điều kiện của bên thứ ba khi còn chưa tốn nhiều công.
Khi nào không nên tích hợp
Nếu một việc chỉ làm vài lần mỗi tháng, xuất nhập tệp thủ công có thể rẻ hơn và đủ dùng. Tích hợp đáng làm khi việc lặp lại thường xuyên, dễ sai khi làm tay, hoặc ảnh hưởng đến khách hàng. Ngoài ra, với giao dịch tiền, hãy kiểm thử kỹ ở môi trường thử trước khi chạy thật, và nếu có điều khoản pháp lý liên quan, hãy hỏi chuyên gia pháp lý hoặc kế toán của bạn.
Bước tiếp theo
Hãy liệt kê các hệ thống bạn đang dùng và những việc đang phải nhập tay giữa chúng, đó là danh sách tích hợp ứng viên. Nếu bạn còn dữ liệu cũ cần chuyển sang hệ thống mới, đọc bài chuyển dữ liệu cũ sang hệ thống mới. Để xem kênh nào phù hợp với khách của bạn, đọc app mobile, web app hay Zalo Mini App, hoặc tìm hiểu dịch vụ viết phần mềm theo yêu cầu của chúng tôi.
