ERP có phù hợp doanh nghiệp nhỏ hay không phụ thuộc vào việc quy trình của bạn có khớp với cách ERP đóng gói vận hành hay không. Nếu khớp, ERP hoặc CRM có sẵn thường là lựa chọn hợp lý: dùng nhanh, đã được kiểm chứng. Nếu bạn phải bẻ quy trình cho vừa phần mềm, hoặc trả tiền cho phần lớn chức năng không dùng, thì phần mềm riêng đáng xem xét.
Bài này giúp bạn nhận ra mình đang ở đâu, bằng các dấu hiệu cụ thể, và nói rõ cả những trường hợp ERP là lựa chọn đúng.
ERP và CRM đóng gói mạnh ở đâu
ERP gom nhiều mảng như kế toán, kho, mua hàng, bán hàng vào một hệ thống. CRM tập trung vào quản lý khách hàng và cơ hội bán. Điểm mạnh của chúng là:
- Nghiệp vụ chuẩn đã được xây sẵn, dùng được theo cấu hình
- Có cộng đồng người dùng và tài liệu hướng dẫn
- Nhà cung cấp lo cập nhật và bảo mật
- Báo cáo quen thuộc, dễ thuê người có kinh nghiệm vận hành
Nếu doanh nghiệp bạn có quy trình khá chuẩn (mua, nhập kho, bán, thu tiền) thì ERP đóng gói thường đủ và không cần làm riêng.
Dấu hiệu bạn đã vượt khỏi phần mềm đóng gói
Các dấu hiệu sau cho thấy phần mềm đóng gói đang cản trở hơn là giúp:
- Nhân viên vẫn giữ file Excel song song vì phần mềm không có đúng trường dữ liệu hoặc đúng báo cáo
- Mỗi lần muốn đổi quy trình, bạn phải chờ nhà cung cấp hoặc trả phí tùy biến cao
- Có những bước đặc thù (duyệt đơn nhiều cấp, tính giá theo công thức riêng, quy cách sản phẩm phức tạp) mà phần mềm không làm được
- Phải nhập một dữ liệu ở hai ba hệ thống khác nhau
- Phân quyền của phần mềm quá thô, không khớp với cơ cấu thực tế
- Bạn trả phí theo số người dùng nhưng phần lớn chỉ cần xem số liệu
Một dấu hiệu là chưa đủ. Nhiều dấu hiệu cùng lúc mới đáng cân nhắc phần mềm riêng.
Dấu hiệu ERP hoặc CRM có sẵn vẫn là lựa chọn đúng
Hãy giữ phần mềm đóng gói nếu:
- Bạn mới bắt đầu, quy trình còn thay đổi theo từng tháng
- Nhu cầu chủ yếu là kế toán và bán hàng chuẩn
- Bạn cần triển khai nhanh và không có người làm đầu mối cho dự án phần mềm
- Phần mềm hiện tại làm được phần lớn công việc và phần còn lại có thể xử lý bằng quy trình thủ công đơn giản
- Ngân sách phù hợp với mô hình thuê bao hơn là đầu tư ban đầu
Chúng tôi thấy việc nói rõ điều này quan trọng hơn là bán dịch vụ cho mọi tình huống.
Tùy biến ERP và làm riêng khác nhau thế nào
Tùy biến ERP là sửa trên nền hệ thống đã có. Ưu điểm là giữ được phần nền. Nhược điểm là bạn bị ràng buộc vào kiến trúc và cách cập nhật của nhà cung cấp, và mỗi lần nâng cấp phiên bản có thể phải làm lại phần đã sửa. Phần mềm riêng thì được xây theo đúng quy trình của bạn, và mã nguồn cùng dữ liệu được bàn giao theo hợp đồng. Đổi lại, bạn phải mô tả quy trình rõ ràng và đầu tư ban đầu.
Với cả hai hướng, hãy hỏi: ai sở hữu phần tùy biến, ai bảo trì, và nếu đổi nhà cung cấp thì dữ liệu lấy ra thế nào.
Hướng đi trung gian: giữ phần chuẩn, làm riêng phần đặc thù
Không nhất thiết chọn một trong hai. Nhiều doanh nghiệp giữ phần mềm kế toán hoặc ERP cho nghiệp vụ chuẩn, rồi viết thêm một phần mềm riêng cho đúng khâu đặc thù và kết nối hai bên bằng API. Cách này giảm phạm vi làm riêng và giữ rủi ro nhỏ. Điều kiện là phần mềm có sẵn phải có API ổn định, và việc kết nối phụ thuộc vào điều kiện của bên thứ ba, có thể thay đổi.
Cách làm này hợp với kiểu giao phần mềm theo giai đoạn: làm trước khâu gây tốn công nhất, đưa vào dùng, rồi mở rộng.
Khi nào làm riêng KHÔNG đáng
Phần mềm riêng sẽ không đáng nếu:
- Bạn chưa mô tả được quy trình, và đang hy vọng phần mềm tự sắp xếp giùm
- Các điểm bất tiện chỉ nằm ở giao diện hoặc báo cáo mà ERP hiện tại có thể cấu hình
- Không có ai trong đội nhận trách nhiệm phối hợp với bên phát triển
- Quy mô quá nhỏ để bù lại chi phí xây dựng và bảo trì
Bài khi nào nên viết phần mềm riêng có bộ câu hỏi tự chấm điểm để bạn kiểm tra nhanh.
Cách ra quyết định thực tế
Thay vì tranh luận trừu tượng, hãy làm một bài tập nhỏ. Liệt kê năm quy trình quan trọng nhất của bạn. Với mỗi quy trình, ghi phần mềm hiện tại làm được trọn vẹn, làm được một phần hay không làm được. Nếu phần lớn là "không làm được" ở các quy trình tạo ra doanh thu, đó là tín hiệu rõ. Nếu chỉ là các việc phụ trợ, hãy cấu hình lại hoặc đổi sang gói phần mềm khác trước.
Bước tiếp theo
Nếu bạn muốn trao đổi về quy trình cụ thể và xem phần nào nên giữ, phần nào nên làm riêng, hãy tham khảo dịch vụ viết phần mềm theo yêu cầu. Với doanh nghiệp cần quản lý đơn hàng, kho, nhân sự theo đúng quy trình riêng, hãy xem phần mềm quản lý theo yêu cầu. Chúng tôi báo giá theo giai đoạn sau khi phân tích quy trình.
