Câu hỏi nên mua hay tự làm phần mềm không có đáp án chung. Quy tắc gọn nhất: nếu quy trình của bạn giống đa số doanh nghiệp cùng ngành và phần mềm có sẵn đáp ứng được gần hết nhu cầu, hãy mua. Nếu quy trình là lợi thế cạnh tranh của bạn, hoặc bạn đang phải vá bằng Excel và thao tác tay ở nhiều chỗ, thì phần mềm riêng đáng cân nhắc.
Quyết định này không phụ thuộc vào công ty lớn hay nhỏ, mà phụ thuộc vào mức độ đặc thù của cách bạn làm việc. Bài này đưa ra bộ câu hỏi để bạn tự đánh giá, và nói thẳng những trường hợp làm riêng là không đáng.
Phần mềm có sẵn mạnh ở đâu
Phần mềm đóng gói có những ưu điểm thật, đừng xem nhẹ:
- Dùng được ngay, không phải chờ xây dựng
- Chi phí ban đầu thấp, thường tính theo tháng hoặc theo người dùng
- Đã được nhiều doanh nghiệp dùng thử nên các lỗi phổ biến đã được xử lý
- Nhà cung cấp lo cập nhật và vá lỗi bảo mật
- Nghiệp vụ chuẩn như kế toán, chấm công, hóa đơn thường làm tốt
Với nhu cầu phổ thông, mua gần như luôn là lựa chọn hợp lý hơn. Một cửa hàng nhỏ chỉ cần bán hàng và theo dõi tồn kho cơ bản thì không cần phần mềm viết riêng.
Phần mềm riêng mạnh ở đâu
Phần mềm viết theo yêu cầu có giá trị khi phần mềm có sẵn buộc bạn thay đổi cách làm việc, hoặc không làm được việc bạn cần:
- Quy trình đặc thù: ví dụ cách báo giá, duyệt đơn hay tính hoa hồng của bạn khác hẳn chuẩn thị trường
- Cần kết nối nhiều hệ thống mà không phần mềm nào nối được với nhau
- Cần phân quyền theo đúng cơ cấu tổ chức của bạn
- Muốn sở hữu mã nguồn và dữ liệu, không phụ thuộc vào một nhà cung cấp
- Muốn mở rộng dần theo từng giai đoạn thay vì trả cho cả bộ tính năng từ đầu
Tại Prime Technology, chúng tôi thường chia dự án thành phiên bản đầu nhỏ chạy trước rồi mở rộng, để bạn không phải chi cho cả hệ thống ngay từ đầu.
Bộ câu hỏi tự chấm điểm
Hãy trả lời có hoặc không cho từng câu. Càng nhiều câu "có", phần mềm riêng càng đáng cân nhắc.
- Bạn đã thử một đến hai phần mềm có sẵn và vẫn phải làm thêm nhiều việc bằng tay hoặc Excel?
- Có bước nào trong quy trình mà đối thủ không làm giống bạn, và bạn muốn giữ nguyên?
- Dữ liệu của bạn đang nằm rải rác ở nhiều file hoặc nhiều hệ thống, nhập lại nhiều lần?
- Bạn trả phí cho nhiều tính năng không dùng, trong khi tính năng cần thì thiếu?
- Bạn cần phân quyền chi tiết (ai xem, ai sửa, ai duyệt) mà phần mềm hiện tại không hỗ trợ?
- Bạn muốn tự giữ mã nguồn và dữ liệu theo hợp đồng?
- Có ai trong đội đủ thời gian làm đầu mối mô tả quy trình với bên làm phần mềm?
Nếu chỉ "có" ở một hoặc hai câu, hãy thử cấu hình lại phần mềm hiện có trước. Nếu "có" ở phần lớn, nên trao đổi với một đơn vị phần mềm để xem phạm vi thực tế.
Chi phí thật của việc mua hay làm
Mua không có nghĩa là rẻ mãi. Phí thuê bao tăng theo số người dùng, và việc tùy chỉnh phần mềm có sẵn đôi khi tốn không kém việc làm mới. Làm riêng không có nghĩa là đắt mãi, nhưng cần ngân sách ban đầu và chi phí bảo trì về sau. Để hiểu chi tiết các khoản, xem chi phí viết phần mềm theo yêu cầu gồm những khoản nào.
Với hệ thống lớn như quản lý toàn doanh nghiệp, hãy đọc thêm bài ERP, CRM có sẵn hay phần mềm riêng để thấy các dấu hiệu cụ thể. Nếu bạn đang phân vân với các công cụ tự kéo thả, có bài riêng về low-code, no-code hay lập trình riêng.
Khi nào KHÔNG nên viết phần mềm riêng
Chúng tôi muốn nói rõ điều này, vì làm riêng không phải câu trả lời cho mọi trường hợp:
- Nhu cầu của bạn là nhu cầu phổ thông và phần mềm có sẵn đã đáp ứng gần hết
- Bạn cần dùng ngay trong thời gian rất ngắn, không thể chờ xây dựng
- Quy mô còn quá nhỏ, quy trình chưa ổn định và còn thay đổi hàng tuần
- Ngân sách chỉ đủ cho giải pháp thuê bao, và không có người theo dõi dự án
- Bạn chưa mô tả được quy trình hiện tại: phần mềm không sửa được một quy trình còn mơ hồ
Trong các trường hợp này, hãy dùng phần mềm có sẵn, ghi lại những điểm chưa vừa, và quay lại quyết định sau vài tháng khi bạn hiểu rõ hơn mình cần gì.
Cách tiến hành nếu bạn nghiêng về làm riêng
Đừng bắt đầu bằng danh sách tính năng dài. Hãy bắt đầu bằng việc mô tả quy trình hiện tại, chỉ ra ba chỗ tốn thời gian hoặc dễ sai nhất, và coi đó là phạm vi của phiên bản đầu. Sau khi phiên bản đầu chạy ổn, mở rộng tiếp. Cách này giữ rủi ro nhỏ và giúp bạn thấy giá trị sớm.
Bước tiếp theo
Nếu bạn muốn một người nhìn vào quy trình thật của mình và nói thẳng nên mua hay làm, hãy xem dịch vụ viết phần mềm theo yêu cầu cho doanh nghiệp. Nhu cầu chính của bạn là quản lý đơn hàng, kho, nhân sự hay công việc thì có thể tham khảo phần mềm quản lý theo yêu cầu. Chúng tôi báo giá theo từng giai đoạn sau khi phân tích quy trình, không ép bạn chọn làm riêng nếu phần mềm có sẵn đã đủ dùng.
