QC (Quality Control, kiểm soát chất lượng) trong sản xuất là việc kiểm tra và ghi nhận để đảm bảo vật tư, sản phẩm dở dang và thành phẩm đạt yêu cầu trước khi đến tay khách. Một hệ thống QC tốt không chỉ chặn hàng lỗi, mà còn cho biết lỗi từ đâu ra để lần sau không lặp lại.
Hai điều tách biệt cần phân biệt. Một là kiểm tra tại chỗ: người kiểm tra nhìn, đo, và quyết định đạt hay không. Hai là ghi chép: kết quả đó có được lưu, có tra lại được sau này không. Phần mềm giúp chủ yếu ở điều thứ hai. Bài này giải thích IQC, IPQC, FQC bằng lời đơn giản, cách ghi lỗi, truy xuất lô và những giới hạn.
Ba điểm kiểm tra: IQC, IPQC, FQC
IQC: kiểm tra đầu vào
IQC (Incoming Quality Control) là kiểm tra vật tư khi mới về, trước khi cho vào kho dùng. Mục đích là chặn vật tư sai quy cách, sai chất lượng ngay từ cửa, vì một lô vật tư xấu để lọt vào xưởng sẽ làm hỏng hàng loạt sản phẩm phía sau. Ví dụ xưởng may kiểm tra khổ vải, màu, lỗi dệt khi nhận cuộn vải.
IPQC: kiểm tra trong quá trình
IPQC (In-Process Quality Control) là kiểm tra ngay trên chuyền, giữa các công đoạn. Mục đích là phát hiện lỗi sớm, khi sửa còn rẻ. Nếu một công đoạn cắt sai kích thước mà phải đến cuối mới biết, cả loạt sản phẩm đã tốn công các bước sau. IPQC thường gồm kiểm tra mẫu đầu tiên của lô, kiểm tra định kỳ trong ca và kiểm tra khi đổi máy, đổi vật tư.
FQC: kiểm tra thành phẩm
FQC (Final Quality Control) là kiểm tra cuối cùng trước khi nhập kho hoặc giao khách. Đây là chốt chặn cuối: hàng không đạt bị giữ lại để sửa, loại hoặc xử lý theo quy định xưởng.
Ba điểm kiểm tra này bổ sung cho nhau. Nếu chỉ có FQC, bạn phát hiện lỗi muộn và tốn nhất. Nếu có IQC và IPQC tốt, FQC chủ yếu là xác nhận.
Ghi nhận lỗi và nguyên nhân
Biết "hôm nay có hàng lỗi" chưa đủ. Để cải thiện cần ghi đủ vài thông tin mỗi lần phát hiện lỗi:
- Sản phẩm hoặc vật tư nào, thuộc lệnh sản xuất nào, lô nào
- Phát hiện ở công đoạn nào, bởi ai, vào lúc nào
- Loại lỗi, mô tả ngắn, số lượng
- Hướng xử lý: sửa lại, hạ cấp, loại bỏ, trả nhà cung cấp
- Nguyên nhân sơ bộ: vật tư, máy, thao tác, thiết kế, hay chưa rõ
Dùng danh sách loại lỗi cố định thay vì để mọi người mô tả tự do. Nếu mỗi người gọi một tên cho cùng một lỗi, bạn không thống kê được. Khi dữ liệu tích lũy đủ, bạn thấy lỗi nào hay gặp nhất, ở công đoạn nào, và có liên quan đến một nhà cung cấp, một máy hay một ca không. Đó là chỗ bắt đầu cải tiến thực sự.
Truy xuất từ lô thành phẩm về lô vật tư
Truy xuất (traceability) là khả năng lần ngược từ một sản phẩm đã giao về nguồn gốc của nó: làm trong lệnh nào, ca nào, máy nào, dùng vật tư của lô nào, từ nhà cung cấp nào. Và cả chiều ngược lại: biết lô vật tư có vấn đề đã đi vào những lô thành phẩm nào.
Hình dung xưởng làm ghế có khách phản ánh một lô ghế bị lỏng mối ghép. Nếu xưởng có truy xuất, họ tra ra lô ghế đó dùng keo từ lô nào, và những lô ghế khác cũng dùng lô keo ấy. Họ có thể liên hệ đúng khách bị ảnh hưởng và giữ lại hàng chưa giao, thay vì thu hồi tràn lan hoặc không làm gì.
Để truy xuất được, cần ba mắt xích được ghi: lô vật tư nhập, lô vật tư xuất cho lệnh sản xuất nào, và lô thành phẩm làm ra từ lệnh đó. Đứt một mắt xích là mất đường truy. Về phía kho, xem quản lý kho nguyên vật liệu trong xưởng sản xuất.
Phần mềm hỗ trợ QC thế nào
Phần mềm quản lý chất lượng QC không thay người kiểm tra, nhưng giúp ở những chỗ giấy tờ yếu:
- Phiếu kiểm tra điện tử: người kiểm tra chọn đạt hoặc không đạt, chọn loại lỗi từ danh sách, chụp ảnh nếu cần, ngay trên điện thoại hoặc máy tính bảng
- Gắn kết quả với lô và lệnh sản xuất: kết quả kiểm tra không nằm riêng trên giấy mà nằm cạnh dữ liệu sản xuất
- Chặn hàng không đạt: lô chưa qua kiểm tra hoặc không đạt không xuất đi được, tránh lọt do nhầm lẫn
- Thống kê lỗi: xem lỗi theo loại, theo công đoạn, theo nhà cung cấp, theo thời gian
- Truy xuất nhanh: gõ số lô là ra danh sách liên quan, thay vì lục sổ nhiều ngày
- Phân quyền: chỉ người có thẩm quyền mới được thay đổi trạng thái đạt hoặc không đạt
Giới hạn: phần mềm không biết hàng đẹp hay xấu
- Chất lượng vẫn do người kiểm tra quyết định. Nếu tiêu chuẩn đạt, không đạt chưa được viết rõ, phần mềm chỉ ghi lại sự không nhất quán đó
- Truy xuất chỉ chính xác khi vật tư và lô được ghi đầy đủ khi xuất vào sản xuất. Xưởng trộn nhiều lô trong cùng mẻ cần quy ước riêng để biết một mẻ dùng những lô nào
- Phần mềm không sửa nguyên nhân gốc. Nó chỉ cho bạn thấy lỗi tập trung ở đâu để bạn hành động
- Yêu cầu chứng nhận hoặc quy định của khách hàng và ngành khác nhau. Hãy xác nhận với bên quản lý hoặc khách hàng của bạn điều gì cần phải lưu và lưu bao lâu, thay vì tự suy đoán
Bắt đầu từ đâu cho gọn
Đừng cố số hóa toàn bộ QC ngay. Chọn một điểm kiểm tra đang gây đau nhất (thường là FQC hoặc IQC), thống nhất danh sách loại lỗi và mẫu phiếu, dùng thử vài tuần. Khi nhóm quen, mở rộng sang IPQC và nối với truy xuất lô. Tổng quan các bước sản xuất nơi QC nằm có trong bài quản lý sản xuất là gì.
Bước tiếp theo
Hãy chọn một sản phẩm và thử truy xuất: từ một lô thành phẩm gần đây, bạn mất bao lâu để tìm ra lô vật tư đã dùng? Nếu câu trả lời là "không tìm được" hoặc "mất cả ngày", đó là lý do đáng để làm. Xem trang phần mềm quản lý sản xuất của chúng tôi, nơi có kiểm soát chất lượng nối với kho và kế hoạch. Nếu quy trình kiểm tra của bạn đặc thù, chúng tôi viết phần mềm theo yêu cầu, giao từng giai đoạn từ bản nhỏ.
