Quản lý sản xuất là việc điều phối con người, nguyên vật liệu, máy móc và thời gian để làm ra đúng sản phẩm, đủ số lượng, đạt chất lượng và giao đúng hẹn, với chi phí chấp nhận được. Nó không phải một việc riêng của quản đốc, mà là chuỗi việc nối từ lúc nhận đơn đến lúc giao hàng.
Cái khó không nằm ở từng bước, vì xưởng nào cũng đang làm cả. Cái khó là các bước nối với nhau bằng thông tin, và thông tin đó hay bị mất giữa chừng. Bài này đi qua các bước chính, ai phụ trách, nên theo dõi chỉ số nào và chỗ nào hay đứt.
Các bước từ đơn hàng đến giao hàng
Bước 1: Nhận và xác nhận đơn hàng
Bộ phận kinh doanh nhận yêu cầu của khách, chốt sản phẩm, số lượng, quy cách, ngày giao. Sai sót ở đây kéo theo mọi bước sau. Một đơn ghi mơ hồ ("giống mẫu lần trước") thường là nguồn gốc của hàng làm lại.
Bước 2: Kiểm tra khả năng đáp ứng
Trước khi hứa ngày giao, cần biết vật tư có đủ không, máy và nhân công có còn trống không. Nhiều xưởng bỏ qua bước này và hứa theo cảm tính, rồi chữa cháy sau.
Bước 3: Lập kế hoạch sản xuất và vật tư
Từ đơn hàng và định mức (BOM), tính cần những vật tư nào, xếp thứ tự làm các lệnh sản xuất theo hạn giao và năng lực xưởng. Xem chi tiết về định mức trong bài BOM là gì.
Bước 4: Chuẩn bị và cấp phát vật tư
Kho kiểm tra, mua bổ sung phần thiếu, xuất vật tư cho xưởng theo lệnh sản xuất. Xuất đúng loại, đúng số lượng, ghi lại để biết lô nào vào đơn nào.
Bước 5: Thực hiện sản xuất
Các công đoạn chạy theo thứ tự. Tổ trưởng giao việc, công nhân làm, ghi nhận sản lượng và lỗi. Đây là nơi phát sinh nhiều biến động nhất: máy hỏng, thiếu người, vật tư sai quy cách.
Bước 6: Kiểm tra chất lượng
Kiểm tra ở nhiều thời điểm: vật tư đầu vào, giữa các công đoạn, thành phẩm cuối. Hàng không đạt được sửa lại, loại bỏ hoặc xử lý theo quy định của xưởng. Phần này được nói kỹ hơn trong bài kiểm soát chất lượng QC trong sản xuất.
Bước 7: Nhập kho thành phẩm, đóng gói, giao hàng
Thành phẩm đạt được nhập kho hoặc đóng gói theo đơn, giao cho khách, kèm chứng từ. Số liệu thực tế (làm ra bao nhiêu, dùng vật tư bao nhiêu) quay về để tính giá thành và rút kinh nghiệm.
Bước 8: Tổng kết và cải tiến
Đơn hàng xong, so sánh kế hoạch với thực tế: giao đúng hẹn không, hao hụt bao nhiêu, lỗi ở đâu nhiều nhất. Bước này hay bị bỏ vì xưởng lại bận đơn tiếp theo, nhưng đây là chỗ học được nhiều nhất.
Ai làm gì
- Chủ xưởng hoặc giám đốc: quyết định ưu tiên, nhận báo cáo tổng, duyệt các thay đổi lớn
- Kinh doanh: nhận đơn, thương lượng ngày giao, báo khách khi có thay đổi
- Kế hoạch sản xuất: lập lệnh sản xuất, tính vật tư, xếp thứ tự công việc
- Kho và mua hàng: giữ tồn kho đúng, mua bổ sung, cấp phát vật tư
- Quản đốc và tổ trưởng: điều hành sàn sản xuất, xử lý sự cố hằng ngày
- Kiểm tra chất lượng: kiểm tra, ghi nhận lỗi, giữ hàng không đạt lại
- Công nhân: thực hiện, ghi nhận sản lượng và báo vấn đề
Ở xưởng nhỏ, một người có thể làm nhiều vai. Điều quan trọng là vai trò vẫn phải rõ, kể cả khi do cùng một người đảm nhiệm: ai ra quyết định gì, ai chịu trách nhiệm số liệu nào.
Nên theo dõi những chỉ số nào
Không cần nhiều. Vài chỉ số nên theo dõi đều đặn:
- Giao đúng hẹn: tỷ lệ đơn giao đúng ngày đã hứa với khách
- Năng suất: sản lượng làm ra so với thời gian và nhân công bỏ vào
- Tỷ lệ lỗi và làm lại: bao nhiêu sản phẩm không đạt ngay lần đầu
- Hao hụt vật tư: vật tư dùng thực tế so với định mức
- Thời gian dừng máy: dừng bao lâu và vì lý do gì
- Tồn kho: vật tư thiếu hoặc ứ đọng
Con số của chính xưởng bạn, đo cùng một cách theo thời gian, có giá trị hơn mọi con số trung bình ngành. Chọn ít chỉ số, đo đều, rồi mới thêm.
Chỗ xưởng nhỏ hay vấp
- Thông tin nằm trong đầu: quản đốc nhớ hết, nhưng khi nghỉ phép thì cả xưởng bối rối
- Kế hoạch chỉ ở dạng ý định: có lịch nhưng không ai cập nhật khi thực tế đổi
- Kho và xưởng lệch nhau: vật tư xuất không ghi, tồn trên sổ khác thực tế
- Đơn chen ngang: khách quen xin gấp, kế hoạch bị xáo mà không ai thấy hậu quả cho đơn khác
- Lỗi không truy được nguyên nhân: biết có hàng lỗi nhưng không biết do vật tư, máy hay thao tác
- Mỗi bộ phận một file: kinh doanh, kho, xưởng không cùng nhìn một dữ liệu
Giới hạn: phần mềm không thay cho kỷ luật
Phần mềm giúp thông tin đi thẳng, không bị thất lạc, và giúp chủ xưởng thấy tiến độ mà không phải đi hỏi từng người. Nhưng nó không sửa được một quy trình lộn xộn. Nếu chưa thống nhất ai ghi gì, vào lúc nào, thì đưa vào phần mềm chỉ làm cái lộn xộn đó nhanh hơn. Hãy làm rõ quy trình trên giấy trước, thử với vài đơn, rồi mới số hóa.
Và với xưởng rất nhỏ, ít đơn, ít người, một quy trình đơn giản trên bảng tính hoặc sổ sách cẩn thận có thể vẫn là lựa chọn hợp lý. Chỉ cần cân nhắc phần mềm khi việc theo dõi bằng tay bắt đầu tốn thời gian hoặc gây sai sót.
Bước tiếp theo
Hãy lấy một đơn hàng gần đây và lần theo tám bước trên, đánh dấu những chỗ thông tin bị đứt hoặc chậm. Những chỗ đó là ứng viên đầu tiên cho cải tiến. Nếu muốn một công cụ nối các bước này lại, xem trang phần mềm quản lý sản xuất của chúng tôi. Mỗi xưởng một khác nên chúng tôi viết phần mềm theo yêu cầu, khảo sát xưởng trước rồi báo giá theo từng giai đoạn.
