Lập kế hoạch sản xuất bằng Excel hoàn toàn làm được, và với nhiều xưởng nhỏ đó vẫn là lựa chọn đúng. Vấn đề không nằm ở bảng tính, mà ở chỗ file kế hoạch bắt đầu bị nhiều người sửa, nhiều bản song song, và không còn khớp với thực tế trong xưởng.
Bài này nói hai việc: cách làm file Excel kế hoạch cho chắc tay để dùng được lâu, và những dấu hiệu cho thấy đã đến lúc chuyển sang phần mềm quản lý kế hoạch sản xuất, cùng cách chuyển từng bước để xưởng không bị gián đoạn.
Một file kế hoạch Excel tốt trông thế nào
Nhiều file kế hoạch hỏng vì làm một tờ duy nhất nhồi mọi thứ. Cách tổ chức bền hơn là tách theo vai trò dữ liệu, mỗi loại một trang:
- Trang danh mục sản phẩm và định mức: mỗi sản phẩm cần vật tư gì, mất bao lâu ở mỗi công đoạn
- Trang đơn hàng: mã đơn, khách, sản phẩm, số lượng, ngày giao, trạng thái
- Trang tồn kho vật tư: mã, số lượng hiện có, đã giữ cho đơn nào
- Trang kế hoạch: lệnh sản xuất xếp theo ngày và công đoạn, lấy dữ liệu từ các trang trên bằng công thức tra cứu
- Trang theo dõi thực tế: sản lượng và lỗi từng ngày
Một vài nguyên tắc nhỏ giúp file sống lâu: mỗi dữ liệu chỉ nhập ở một nơi, nơi khác tra cứu từ đó. Dùng mã sản phẩm và mã vật tư thống nhất thay vì gõ tên tự do. Khóa các ô công thức để không ai vô tình ghi đè. Ghi ngày cập nhật cuối và người cập nhật ngay đầu file.
Cách xếp kế hoạch cho hợp lý
Dù dùng công cụ nào, logic xếp kế hoạch cơ bản giống nhau:
- Bắt đầu từ ngày giao và lùi ngược để ra ngày cần bắt đầu
- Xét năng lực từng công đoạn, vì công đoạn chậm nhất quyết định tốc độ cả dây chuyền
- Kiểm tra vật tư trước khi xếp lệnh, đừng xếp lệnh chưa có vật tư
- Chừa chỗ trống cho sự cố và đơn gấp, đừng xếp kín mọi ngày
- Gom các lệnh cùng loại để giảm thời gian chuẩn bị, chuyển đổi máy, nhưng không để đơn hạn gấp bị đẩy lùi
Kế hoạch tốt không phải kế hoạch đẹp. Đó là kế hoạch mà tổ trưởng nhìn vào biết hôm nay làm gì, và khi thực tế lệch thì có người cập nhật nó.
Dấu hiệu Excel bắt đầu quá tải
Hãy để ý nếu bạn thấy một vài điều sau lặp lại:
- Có nhiều bản của cùng một file: "ke_hoach_final", "ke_hoach_final_2", và không ai chắc bản nào mới nhất
- Chỉ một người hiểu file: nghỉ phép là cả xưởng chờ
- Cập nhật chậm hơn thực tế: đến khi kế hoạch được sửa thì tình hình đã đổi
- Công thức vỡ: thêm một dòng là sai kết quả ở đâu đó mà không ai biết
- Không trả lời được câu hỏi đơn giản: đơn này đang ở công đoạn nào, vật tư đã đủ chưa, tuần sau máy nào kín lịch
- Kho, xưởng, kinh doanh nhìn ba dữ liệu khác nhau: mỗi bên có một file riêng
- Nhiều người cần sửa cùng lúc: xung đột, mất dữ liệu khi lưu
Một hai dấu hiệu chưa đủ để đổi. Nhưng khi bạn thấy cả nhóm xuất hiện và việc sửa file chiếm phần lớn thời gian của người lập kế hoạch, đó là lúc cân nhắc nghiêm túc.
Chuyển sang phần mềm từng bước
Đừng chuyển cả xưởng trong một đêm. Cách an toàn hơn là chuyển dần, mỗi bước kiểm chứng được:
Bước 1: Dọn dữ liệu trong chính file Excel
Thống nhất mã sản phẩm, mã vật tư, đơn vị tính. Việc này phải làm dù chọn công cụ nào, và nó cũng là phần tốn công nhất khi nhập vào hệ thống mới. Làm sạch trước sẽ giúp bạn nhẹ nhàng hơn nhiều.
Bước 2: Chọn một phần để chuyển trước
Thường nên bắt đầu từ chỗ đau nhất. Có xưởng đau ở kế hoạch, có xưởng đau ở kho. Một phiên bản đầu tiên nhỏ, chỉ gồm đơn hàng, lệnh sản xuất và tiến độ, thường đủ để cả xưởng thấy lợi ích.
Bước 3: Chạy song song một thời gian
Dùng hệ thống mới và file cũ cùng lúc cho một nhóm sản phẩm hoặc một tổ. So sánh kết quả. Sai lệch sẽ lộ ra những chỗ thiếu trong dữ liệu hoặc trong cách làm.
Bước 4: Nhập dữ liệu lịch sử cần thiết
Không phải mọi thứ trong file cũ đều đáng đưa sang. Chọn phần cần: danh mục, định mức, đơn hàng đang chạy. Dữ liệu cũ khác có thể giữ lại để tra cứu.
Bước 5: Ngừng file cũ khi đã tin tưởng
Chỉ khi nhóm dùng quen và số liệu đáng tin mới thôi dùng file cũ, và vẫn nên giữ bản lưu.
Giới hạn: khi nào chưa cần đổi
Nếu xưởng bạn có ít đơn, ít người, quy trình đơn giản, Excel vẫn đáp ứng tốt và rẻ hơn. Phần mềm không tự làm kế hoạch tốt hơn. Nó chỉ giúp dữ liệu đồng nhất, nhiều người cùng dùng, và tính toán tự động. Nếu người lập kế hoạch hiện chưa có phương pháp rõ ràng, đổi công cụ không giải quyết được gốc vấn đề.
Cũng cần nhớ rằng phần mềm đòi hỏi kỷ luật nhập liệu. Nếu công nhân và tổ trưởng không cập nhật, hệ thống sẽ hiển thị sai và còn đáng ngại hơn file Excel cũ vì mọi người tin nó.
Về phần vật tư, bạn có thể tham khảo MRP là gì và khi nào xưởng cần lập kế hoạch vật tư, và về toàn bộ quy trình xem quản lý sản xuất là gì và gồm những bước nào.
Bước tiếp theo
Hãy liệt kê ba câu hỏi mà file kế hoạch hiện tại không trả lời được. Đó chính là yêu cầu đầu tiên cho phần mềm. Nếu muốn trao đổi, xem trang phần mềm quản lý sản xuất của chúng tôi: chúng tôi khảo sát xưởng, làm một bản đầu nhỏ rồi mở rộng, báo giá theo từng giai đoạn. Với nhu cầu đặc thù, bạn cũng có thể tìm hiểu cách chúng tôi viết phần mềm theo yêu cầu.
